Archive

Archive for May, 2010

Project management dan sisi psikologis …

May 5, 2010 Leave a comment

Keyword : project management, emosi, psikolog, motivator, motivasi,sukses. Project management, satu semester ini istilah tersebut sering bahkan bisa dikatakan selalu muncul setiap selasa malam jam 19.00 sampai dengan 21.30. ketika mengenal project management, let say dengan menganut standar PMBOK or PMI, maka secara garis besar bahwa siklus sebuah project tidak akan jauh dari : Initiation, Planning, Execution, Controlling, Closing. Fase-fase ini pasti akan terlewati dalam sebuah pelaksanaan proyek, entah itu proyek IT ataupun proyek non IT.

Latar belakang adanya proyek management adalah untuk menciptakan sebuah sistematika pengerjaan proyek, yang terurut, teratur dan mengacu kepada kaidah-kaidah tertentu sebagai tolok ukur keberhasilan dengan disertai deliverable-deliverable yang dihasilkan dari masing-masing fase, sebagai bukti bahwa fase tersebut sedang atau sudah dijalani, sehingga bisa dilanjutkan ke fase-fase selanjutnya. Dengan adanya aturan-aturan dan sitematika yang mengatur secara umum fase-fase yang harus dilewati dalam pelaksanaan sebuah proyek, diharapkan cerita-cerita kegagalan pelaksanaan sebuah proyek baik itu proyek yang skalanya besar ataupun kecil bisa diminimalisir atau idealnya bisa dihilangkan. Memang, secara konseptual, dengan penerapan proyek management maka proses evaluasi keberhasilan untuk masing-masing fase dalam proyek menjadi lebih bisa diukur. Dan ukuran-ukuran ini nantinya akan dijadikan sebagai justifikasi apakah proyek tersebut masih feasible untuk dilanjutkan atau bahkan lebih feasible untuk dihentikan. namun jumlah dan variable yang harus diukur dalam setiap fase proyek itu bisa berbeda-beda, namun hasil akhirnya tetap memiliki tujuan yang sama yaitu bahwa proyek tersebut pada akhirnya harus on budget, on time dan meet user requirement.

Atau ada juga yang mengistilahkan BMW seri L,

B : Biaya (on budget)

M : Mutu (meet user needs)

W : Waktu (on time)

L : Lingkup (scope)

Walaupun kenyataannya faktor L ini lebih sering menjadi trigger untuk perubahan nilai faktor BMW. Namun intinya sama saja, bahwa suatu proyek dikatakan berhasil jika bisa memenuhi kriteria diatas.

Untuk memenuhi target diatas maka dibentuklah sebuah tim yang memenuhi kriteria-kriteria tertentu yang dianggap bisa menjadi faktor atau agent keberhasilan sebuah proyek. Programmer dengan skill mumpuni, analis yang mempunyai daya analisis diatas rata-rata, designer yang mempunyai kemampuan inovasi dan kreativitas yang tinggi dan proyek manajer yang disegani namun membumi dan bisa mengorganisir tim tersebut sehingga bisa bekerjasama dengan baik.

Namun, anehnya walaupun sudah dihuni oleh orang-orang terbaik dibidangnya, masih saja terjadi kegagalan, atau nyaris gagal. Hal ini yang menjadi pertanyaan? Mengapa hal itu terjadi ?. Ternyata yang sering dilupakan adalah faktor pendukung lainya yang secara langsung mempengaruhi aktor-aktor yang terlibat dalam proyek.

Faktor kestabilan emosi, konflik yang mungkin timbul (yang porsinya paling besar) dan kemampuan untuk tetap profesional dengan pekerjaannya merupakan beberapa faktor utama yang mempengaruhi kinerja aktor-aktor dalam tim, yang secara langsung berpengaruh terhadap pencapain tim dalam proyek. Dan faktor inilah faktor dari sisi sifat kemanusiaan dan psikologis yang melekat di tiap-tiap personel yang harus dicari jalan keluarnya agar bisa dikelola dengan baik dan tidak mendorong ke hal-hal buruk.

Maka dari itu, dalam tulisan sebelumnya, bahwa selain faktor skill atau kompetensi, harus dipertimbangkan juga faktor chemistry yang terbentuk antar personil. Sebebarnya, disinilah tantangan terberat yang dihadapi oleh seorang manajer proyek, harus juga bisa mengendalikan sisi emosi, psikologis timnya. Kalau memang proyek manajer tidak mampu, maka ada baiknya rekrut saja seorang psikiater / psikolog untuk yang secara rutin memberikan konseling kepada setiap anggota tim, (namun sampai saat ini penulis belum pernah melihat dalam sebuah proyek TI, ada seorang psikolog yang terlibat.).

Keterlibatan seorang yang memiliki kemampuan untuk mengendalikan emosi anggota tim merupakan sebuah keharusan, karena mau tidak mau, dalam sebuah proyek pasti akan menemui masa-masa puncak ketika beban pekerjaan tinggi dan waktu yang sempit, sehingga timbulnya friksi antar personil dan rasa stress yang akan menjalar dalam tim. Maka dari itu, disarankan, dalam anggota tim proyek di tambah salah satu bagian yang khusus mengurusi emosi anggota tim, bisa seorang psikiater atau seorang psikolog, (misal imam prasodjo mungkin ..), atau seorang motivator semisal mario teguh dll. (just a thought) …..

Categories: Teknologi Informasi